Sơ Đồ Công Ty

146

Lập sơ đồ công ty là một cách tốt để chúng ta thấy rõ mối quan hệ và vai trò của từng nhóm hoạt động trong các công ty. Nó thể hiện cho bạn biết liệu nguồn lực của công ty có phù hợp với chiến lược, tầm nhìn không. 

Trên thực tế, mọi tổ chức kinh doanh từ doanh nghiệp mới thành lập đến doanh nghiệp lâu năm đều có một sơ đồ công ty cụ thể, nhưng tất cả các kiểu sơ đồ đó có thể được tóm tắt thành các loại hình thức chính sau đây. 

Mỗi sơ đồ đều có lợi ích và hạn chế, và đôi khi nó chỉ có hiệu quả tùy thuộc vào mục tiêu công ty, văn hóa tổ chức,…

Có 5 loại sơ đồ công ty phổ biến nhất:

1. Sơ đồ phân cấp chức năng từ trên xuống (Functional Top-Down Hierarchy)

Sơ đồ công ty theo chức năng là dạng phổ biến nhất. Hầu hết các doanh nghiệp SMEs đang thực hiện sơ đồ này. Cấu trúc này chia công ty ra thành nhiều phòng ban dựa trên vai trò chức năng như marketing, kinh doanh, vận hành,… Sơ đồ này còn được gọi là sơ đồ tổ chức quan liêu. 

Cấu trúc này sắp xếp bộ C (các giám đốc điều hành cấp cao) trên cùng, tiếp theo là quản lý cấp cao khác, quản lý cấp trung,…

Ưu điểm:

  • Các chức năng được phân chia rõ rệt theo chuyên môn, nhân viên dễ làm việc theo nhóm
  • Các bộ phận chức năng có quy mô lớn thúc đẩy nhân viên phát triển kỹ năng theo chiều sâu
  • Cho phép mỗi bộ phận có quyền tự chủ và linh hoạt hơn trong công ty. Có thể tự kiểm soát nguồn lực riêng và quản lý ngân sách cho các dự án nhóm.

Nhược điểm: 

  • Thiếu khả năng quan sát và giao tiếp, hỗ trợ với các bộ phận khác
  • Quyết định thông qua quản trị cấp cao gây quyết định chậm trễ

2. Sơ đồ tổ chức phân chia (Divisional) 

Sơ đồ tổ chức phân chia (còn gọi là đa ngành) này phổ biến ở các công ty lớn với nhiều phòng ban kinh doanh. Một công ty sử dụng sơ đồ này sẽ thiết lập đội ngũ lãnh đạo dựa trên (1) các sản phẩm, dự án (2) thị trường và (3) vị trí địa lý. 

Ưu điểm: Mỗi bộ phận phân chia như vậy bao gồm nhiều khuôn khổ chức năng khác nhau, thậm chí đầy đủ như một công ty thu nhỏ. 

Nhược điểm: Tuy nhiên, nếu phối hợp chức năng trong một bộ phận tốt thì phối hợp giữa các bộ phận có thể kém. Ví dụ như tại công ty Hewlett-Packard, bộ phận sản xuất phần mềm lại không tương thích với bộ phận sản xuất phần cứng. Điều này khiến công ty phải mất thời gian họp và tổ chức sản xuất lại. Bên cạnh đó, việc có nhiều chức năng cho một bộ phận có thể bị thiếu chuyên môn và mất nhiều chi phí.

Phân chia bộ phận theo sản phẩm: Sơ đồ này thể hiện mỗi bộ phận sẽ làm việc cho một sản phẩm hoặc dự án cụ thể. 

  • Lý tưởng cho các công ty có nhiều dòng sản phẩm để có thể tăng tốc vòng đời sản phẩm. 
  • Tuy nhiên có thể không dễ dàng phân phối tài nguyên giữa các nhóm sản phẩm khác nhau.
  • Phát sinh thêm chi phí.

Case Study

Walmart đã tổ chức phân chia theo sản phẩm bao gồm Walmart Stores, Sam’s Club và International Stores. Mỗi bộ phận độc lập này lại được chia nhỏ theo từng khu vực địa lý để tùy biến phục vụ khách hàng.

Một ví dụ điển hình khác là Johnson & Johnson.Với hàng nghìn sản phẩm và ngành nghề, công ty tự cấu trúc để mỗi đơn vị kinh doanh hoạt động như một công ty riêng với chủ tịch riêng của mình.

Phân chia bộ phận theo thị trường: Sơ đồ thể hiện mỗi bộ phận sẽ làm việc cho một phân khúc thị trường cụ thể. 

Ví dụ như trong ngành dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Phân khúc bệnh nhân khám ngoại trú chắc chắn sẽ có những nhu cầu riêng so với bệnh nhân nội trú trong bệnh viện. Một sơ đồ tổ chức quan tâm tới thị trường sẽ xây dựng một mô hình chăm sóc riêng biệt cho những loại bệnh nhân này.

  • Lý tưởng cho các công ty có nhiều phân khúc thị trường cụ thể cho sản phẩm, dịch vụ. Giúp chuyên môn hóa nhu cầu của từng nhóm khách hàng 
  • Tuy nhiên khó chia sẻ và sử dụng tài nguyên giữa các bộ phận.
  • Đôi khi lại bỏ qua nhu cầu của những loại khách hàng khác nhau
  • Phát sinh thêm chi phí.

Phân chia bộ phận theo vị trí địa lý: Sơ đồ thể hiện mỗi bộ phận sẽ làm việc cho một địa điểm, vị trí cụ thể. Điển hình của sơ đồ này là nhân viên cần phải báo cáo về cho trụ sở chính. Bạn sẽ bắt gặp loại mô hình này tại các công ty có mạng lưới lớn hơn phạm vi nhiều thành phố, vùng miền hay đất nước, có thể có những khách hàng trải dài trên toàn quốc hoặc đa quốc gia.

Đối với những công ty có hoạt động trải dài theo nhiều vùng địa lý khác nhau, thì cũng dễ hiểu là công ty đó cần phải tổ chức theo vùng. Việc này sẽ tốt hơn cho công tác hỗ trợ nhu cầu logistic và những khác biệt về nhu cầu của khách hàng theo vị trí địa lý.

  • Lý tưởng cho các tổ chức hoạt động trải dài theo nhiều vùng địa lý khác nhau. Giúp hỗ trợ nhu cầu logistic và những khác biệt về nhu cầu của khách hàng theo vị trí địa lý.
  • Người quản lý có thể không dễ dàng giao tiếp với đồng nghiệp do khoảng cách xa.

Case Study

Tập đoàn Carlsberg là một công ty bia toàn cầu thành lập năm 1847 có trụ sở chính tại Đan Mạch. Hiện nay Carlsberg là một cái tên rất lớn tại khu vực Châu Á, Tây Âu và Đông Âu. Thương hiệu thực hiện thành công bằng cách thâm nhập mạnh mẽ vào các thị trường này, thông qua việc mua lại và hợp tác với các thương hiệu địa phương.

Carlsberg đã đề ra chiến lược kinh doanh khác nhau giữa các vùng. Và những chiến lược này chỉ có ý nghĩa trong một sơ đồ công ty phân chia theo địa lý. Các nhà quản lý địa phương – người gần gũi với khách hàng, được trao quyền ra quyết định, được tùy chỉnh sản phẩm theo sở thích của địa phương.

3. Sơ đồ tổ chức ma trận (Matrix)

Đây là là sơ đồ khó hiểu nhất và ít được sử dụng nhất. Mô hình ma trận kết hợp hai sơ đồ trên, từ đó tận dụng được những điểm mạnh và hạn chế được điểm yếu của cả hai. 

Mô hình ma trận thể hiện các cấp độ báo cáo cả theo chiều dọc và chiều ngang. Nhân viên có thể là một mắt xích trong một nhóm chức năng (ví dụ như kỹ sư) nhưng cũng có thể làm việc trong một đội nhóm hỗ trợ phát triển sản phẩm mới (ví dụ như thiết kế). Mô hình này có thể tập hợp được những nhân viên ở những nhóm chức năng khác nhau về làm việc với nhau để phát triển một dòng sản phẩm mới.

Ví dụ, một kỹ sư xây dựng làm việc cho một công ty xây dựng, có thể làm chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng trong phòng ban xây dựng nhà cửa, nhưng anh ta cũng có thể sử dụng chuyên môn của mình và làm việc với các kiến trúc sư thiết kế để tính kết cấu cho một tòa nhà.

Ưu điểm: 

  • Tính linh hoạt
  • Cơ hội học hỏi tuyệt vời cho nhân viên từ các bộ phận khác nhau để chia sẻ và nâng cao kỹ năng chuyên môn.
  • Nhân viên có trách nhiệm công việc không chỉ trong phòng ban của riêng họ mà còn đối với cả toàn bộ dự án của tổ chức. 

Nhược điểm: Đôi khi nhân viên có thể nhận được 2 nhiệm vụ từ 2 người quản lý khác nhau đem lại nhiều phức tạp, bối rối, và cần phải tự lập thứ tự ưu tiên công việc theo trách nhiệm. 

4. Sơ đồ tổ chức phẳng (Flatarchy)

Sơ đồ công ty này thường được sử dụng trong công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một số cấp quản lý cần thiết. 

Như tên gọi, cơ cấu tổ chức phẳng san bằng hệ thống phân cấp và chuỗi mệnh lệnh. Nó thể hiện ít hoặc không có cấp quản lý giữa các giám đốc điều hành và tất cả các nhân viên. 

Ưu điểm: 

  • Các công có tốc độ hoạt động cao.
  • Loại cấu trúc này trao quyền tự quản lý và khả năng ra quyết định cao hơn cho mọi nhân viên.

Nhược điểm: Có thể tốn thời gian khi xảy ra bất đồng. 

5. Sơ đồ tổ chức mạng lưới ảo

Sơ đồ tổ chức này vượt ra ngoài ranh giới của công ty và đang được nhiều doanh nghiệp toàn cầu áp dụng. Cơ chế của sơ đồ này là xem tổ chức như một trụ sở chỉ huy, được bao bao bọc xung quanh là mạng lưới các chuyên gia có thể thuê ngoài. 

Ưu điểm:

  • Tính linh hoạt và cạnh tranh. Các tổ chức có thể phản ứng nhanh nhạy và tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt với giá cạnh tranh. 
  • Cơ cấu tinh gọn, cần ít giám sát.

Khuyết điểm:

  • Không thực hiện được kiểm soát tại cùng địa điểm.
  • Mỗi đối tác trong mạng lưới hành động hướng về lợi ích riêng., lòng trung thành kém.
  • Rủi ro ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ như danh tiếng của hãng hàng không United đã bị tổn hại nghiêm trọng khi những nhân viên của một nhà thầu cung ứng dịch vụ giám sát trẻ em để lạc một đứa bé 10 tuổi tại sân bay O’Hare, Chicago. 

Case Study

Smart Balance là một công ty sản xuất thực phẩm từ sữa và đậu như bơ thực vật, phô mai, kem, bắp rang bơ,… Công ty có gần 400 nhân viên tất cả, nhưng chỉ khoảng 67 nhân viên tại trụ sở. 

Smart Balance tự mình phát triển sản phẩm và marketing, nhưng sử dụng nhà thầu vào hầu hết các công việc còn lại: sản xuất, CNTT, nghiên cứu, thử nghiệm thị trường, bán hàng. Các nhà khoa học và tư vấn đã tìm ra công thức chế tạo; các nhà sản xuất đã kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm; các phòng thí nghiệm đã thử nghiệm khẩu vị khách hàng…

Mỗi sáng, gần 400 nhân viên sẽ liên lạc với nhau qua điện thoại, email để cập nhật tình hình hôm trước và việc sẽ làm hôm nay. Mỗi năm công ty tổ chức 2 lần gặp mặt toàn thể. Các nhà quản trị dành nhiều thời gian để quản trị mối quan hệ với các nhà thầu, luôn công nhận đóng góp của họ tạo ra một tình đoàn kết và dẫn đến thành công của công ty.

Chú ý: Tùy thuộc theo tình hình kinh doanh, một công ty có thể thay đổi sơ đồ công ty sao cho phù hợp nhất để phát triển.

Case Study

Toyota hiện có sơ đồ tổ chức phân chia. Tuy nhiên, sơ đồ này chỉ mới được thay đổi từ năm 2013. Sự thay đổi này được coi là phản ứng của thương hiệu đối với vấn đề an toàn và thu hồi sản phẩm bắt đầu từ năm 2009. 

Trước đó, Toyota có hệ thống phân cấp trên toàn cầu. Trụ sở chính tại Nhật Bản sẽ đưa ra những quyết định quan trọng. Các đơn vị kinh doanh riêng lẻ trên toàn cầu không liên lạc được với nhau mà phải thông qua trụ sở chính. 

Khi xuất hiện các vấn đề lỗi chân ga vào cuối 2009, cơ cấu này đã bị chỉ trích mạnh mẽ bởi vì thời gian phản hồi chậm trễ khi giải quyết vấn đề. Sau đó, vào 2013 Toyota đã đổi mới sơ đồ tổ chức như sau:

Hệ thống phân cấp toàn cầu: Toyota vẫn duy trì phân cấp này. Tuy nhiên thương hiệu đã tăng quyền quyết định cho người đứng đầu các khu vực kinh doanh. Và những người này đều phải báo cáo về trụ trở chính tại Nhật.

Phân chia theo địa lý: Cơ cấu mới này có 8 bộ phận khu vực (Nhật Bản, Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á và Châu Đại Dương, Trung Quốc, Châu Á và Trung Đông, Châu Phi, Mỹ Latinh và Caribe). Mỗi người đứng đầu khu vực báo cáo cho trụ sở chính. Thông qua các bộ phận khu vực này, Toyota cho phép cải tiến sản phẩm và dịch vụ theo điều kiện thị trường khu vực. 

Phân chia theo sản phẩm: Có 4 bộ phận sau: (1) Lexus quốc tế; (2) Toyota No. 1 ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản; (3) Toyota No. 2 ở các khu vực khác và (4) đơn vị trung tâm chịu trách nhiệm về động cơ và các hoạt động liên quan. Đặc điểm này trong cơ cấu tổ chức giúp Toyota phát triển các thương hiệu và dòng sản phẩm.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây