Quản trị các mối quan hệ

12

QUẢN TRỊ MỐI QUAN HỆ, BƯỚC ĐẦU TIÊN LÀ GÌ?

    Mỗi cá nhân là một thành phần không thể tách biệt của xã hội. Vì vậy, muốn tồn tại và phát triển, không ai có thể đi một mình, mà phải ở trong sự liên kết với ít nhất một nhóm người nào đó. Những mối quan hệ xung quanh chiếm đến 85% trong sự thành công của một người. Không phải chỉ là mối quan hệ với những đối tác lớn, chức vụ cao hay nguồn tài chính lớn, mà bất kỳ một mối quan hệ nào trong xã hội, từ gia đình đến bạn bè, lớp học, nơi làm việc… đều tác động lớn đến cuộc sống của mỗi chúng ta. Một gia đình yên ấm, những người bạn thân thiết ủng hộ hết mình, đó chẳng phải là bệ phóng quá vững chắc để chúng ta vươn cao vươn xa đến gần thành công hơn hay sao?

    Vậy làm như thế nào để quản trị và sử dụng các mối quan hệ đó? Câu trả lời chi tiết sẽ được các chuyên gia giải đáp trong chuỗi hội thảo sắp tới của chương trình Unitour với chủ đề “Quản trị mối quan hệ”.  Tuy nhiên, trước khi đến trò chuyện với chuyên gia, mỗi người cần trải qua một bước đầu tiên quan trọng. Đó là hiểu rõ về chính bản thân mình.

  LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÁC MỐI QUAN HỆ ĐƯA BẠN ĐẾN THÀNH CÔNG?

    Tại sao hiểu rõ về bản thân lại cần thiết trong trường hợp này? Bạn đã bao giờ tự hỏi bản thân mình những câu hỏi như “Tính cách của mình là gì? Điều gì là quan trọng đối với mình? Mình mong muốn đạt được điều gì? Con đường mình đang đi hướng đến đích nào?” Một khi bạn đã xác định được những yếu tố đó, bạn sẽ biết cách giao tiếp ứng xử làm hài lòng mọi người xung quanh mà vẫn không làm mất đi bản chất vốn có của mình. Hơn nữa, từ việc hiểu rõ mục đích của bản thân, bạn có quyền chọn lựa, quyết định việc xây dựng và duy trì những mối quan hệ nào phù hợp với mình; cũng như việc bạn có thể giúp đỡ gì cho người khác. Vai trò của các bên trong các mối quan hệ xã hội nên mang tính “win-win”, đối bên tôn trọng nhau và cùng có lợi, thì mới có thể bền vững và đi lâu dài.

    Tất cả những việc chọn lựa xây dựng mối quan hệ nào, duy trì và phát triển mối quan hệ nào, bằng cách nào… đều phải là quyết định của chính bạn, phù hợp với mục đích của bạn, như vậy thì mới không phí phạm thời gian và công sức. Đừng chạy theo mọi thứ không có định hướng, để rồi có lúc nào đó bạn quay lại hỏi mình rằng “Tại sao mình lại đến một cuộc hẹn vô nghĩa như thế này?”

    Hiểu rõ bản thân là bước đầu tiên để quản trị các mối quan hệ. Bạn đã thực sự hiểu rõ bản thân mình chưa?

——————————————————————————————————————–

Tại sao phải học Kỹ năng xây dựng và quản lý mối quan hệ?

Mối quan hệ tốt và bền vững là một trong những yếu tố rất quan trọng trong môi trường kinh doanh và cả trong cuộc sống.

Xét trong nội tại một doanh nghiệp:

  • Các nhà quản lý lãnh đạo phải xây dựng mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, không ngừng phát triển mạng lưới đối tác để mở rộng hoạt động kinh doanh. Đây  là một trong những chiến lược kinh doanh hiệu quả, một yếu tố quan trọng cần thiết để doanh nghiệp tồn tại. Một lãnh đạo thành công phải luôn luôn có tầm nhìn chiến lược trong việc xây dựng và phát triển các mối quan hệ rộng khắp và khả năng giao tiếp tốt khi tìm kiếm, duy trì, phát triển các mối quan hệ.
  • Nhân viên cần xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp để tương trợ và phối hợp lẫn nhau trong công việc.
  • Nhân viên bán hàng phải luôn tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tích cực chăm sóc để họ trở thành khách hàng.

Như vậy có thể thấy, việc xây dựng và quản lý mối quan hệ diễn ra thường ngày với mỗi người trong công việc, cho dù bạn là ai, ở vị trí nào.

Để có được những mối quan hệ lâu dài, đòi hỏi bạn  không chỉ cần có kỹ năng giao tiếp giỏi mà còn phải biết cách để phát triển mối quan hệ bền vững cả trong kinh doanh và trong cuộc sống và biết cách quản lý những mối quan hệ đó. 

Kỹ năng xây dựng và quản lý mối quan hệ

● Tạo dựng các nền tảng kỹ năng để xây dựng và quản lý mối quan hệ:

  • Tư duy trong xây dựng mối quan hệ
  • Thái độ và niềm tin
  • Luôn chủ động
  • Sự tự tin
  • Nghệ thuật trong đối thoại
  • Cách gây ấn tượng ban đầu
  • Cách xử lý từ chối

● Các cách thức xây dựng và quản lý mối quan hệ:

  • Tư duy tìm kiếm các mối quan hệ
  • Tạo dựng quan hệ thông qua các nhóm
  • Các cách gặp gỡ, kết bạn và tạo dựng mối quan hệ mới
  • Xây dựng mối quan hệ trong tổ chức
  • Kết nối mối quan hệ qua mạng xã hội
  • Tham gia các tổ chức kết nối, hiệp hội

● Vận dụng cách thức quản lý mối quan hệ

  • Phương thức tạo phễu
  • Phương thức tạo kết nối
  • Những sai lầm cần tránh khi mở rộng mối quan hệ
  • Các yếu tố để xây dựng mối quan hệ hoàn hảo

————————————————————————————————————————-

Cách thiết lập và duy trì mối quan hệ (networking) hiệu quả

Tạo dựng và duy trì mối quan hệ (Networking) là phương pháp tiếp thị hiệu quả cho mọi cá nhân nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của công việc. Thực tế cho thấy, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về cách thức thực hiện của networking vì thế dẫn đến tình trạng hiệu quả còn nhiều hạn chế. Với bài viết sau đây, TopDev sẽ bật mí với bạn cách làm thế nào để xây dựng và duy trì mối quan hệ một cách tối ưu.

Đâu là những nguồn networking hiệu quả?

Nền tảng networking từ việc học tập

networking

Việc học tập có thể nói là ưu tiên hàng đầu của bất cứ ai khi mong muốn xây dựng những nền tảng ban đầu về networking. Nếu còn là sinh viên thì bạn nên kết hợp việc tiếp thu kiến thức với việc bắt đầu thiết lập các mối quan hệ. Không một sinh viên xuất sắc nào mà lại không có những networking từ giảng viên cả. Việc duy trì mối quan hệ với thầy cô sẽ có giá trị lớn đối với bạn trong việc thực hiện các đề tài nghiên cứu, công trình khoa học, đồ án, kế hoạch thực tập, học bổng,.. 

Trải nghiệm và xây dựng networking từ hội thảo, chương trình hợp tác

Ngược lại, nếu là một người đã đi làm, bạn vẫn có thể dễ dàng xây dựng và duy trì mối quan hệ bằng cách tham gia các khóa học về kỹ năng sống, chương trình nghiệp vụ, ngoại khoá. Chúng là sự lựa chọn khá hoàn hảo để bạn gặp gỡ những người có kinh nghiệm trong các lĩnh vực có liên quan đến vị trí công việc của bạn. 

Có được networking tốt với họ là cơ hội để bạn bước đầu phát triển thêm về chuyên môn đồng thời là bước đệm hỗ trợ lâu dài cho việc chinh phục mục tiêu của bạn trong tương lai. Một bí quyết nhỏ cho bạn đó là hãy chủ động tìm hiểu trước về chủ đề và nội dung để thuận lợi hơn trong việc kết nối với các diễn giả hoặc những người tham dự tiềm năng nhé.

Làm thế nào để có thể thiết lập và duy trì networking hiệu quả?

Tính chuyên nghiệp được đặt lên hàng đầu

Tính chuyên nghiệp rất quan trọng vì nó chi phối đến hiệu quả của việc xây dựng và phát triển networking.

Hãy xuất hiện một cách chỉn chu nhất. Sự chỉn chu được thể hiện qua trang phục lịch sự, thái độ và phong cách giao tiếp chuyên nghiệp.

Hãy là chính mình, đừng cố gượng gạo. Bạn có thể mở đầu bằng cách nở một nụ cười thật tươi, hay trao cho họ những lời hỏi thăm. Tiếp đến thì một cuộc hội thoại ngắn sơ bộ về thông tin cá nhân, không quá rườm rà nhưng đủ tạo điểm nhấn để người đối diện nhớ về bạn là điều bạn nên lưu tâm và thực hiện. Để kết lại cho lần chạm mặt đầu tiên một cách chuyên nghiệp nhất, hãy gửi cho họ một tấm danh thiếp của bạn. Danh thiếp được xem là một chiếc vé giúp bạn đến gần hơn với đối tác. Việc họ nhớ đến bạn và liên hệ lại hay không còn phụ thuộc nhiều yếu tố, tuy nhiên hãy là một người chuyên nghiệp từ những hành động, ứng xử nhỏ nhất.

Không ngừng thúc đẩy và nuôi dưỡng các mối quan hệ

Việc duy trì networking cũng giống như việc phát triển công tác về nhân sự trong tổ chức của bạn. Nhà quản lý nhân sự về IT sẽ luôn đặt ra những mối quan tâm lớn về việc làm thế nào để giữ chân và đồng hành cùng nhân viên của mình một cách lâu dài nhất. Đó là lý do họ vạch ra rõ những đường hướng, lộ trình phù hợp cho mỗi nhân viên thông qua các chính sách, phúc lợi,… Bạn cũng vậy, việc bạn duy trì networking với các đối tác rất cần sự thúc đẩy và nuôi dưỡng. Hãy cho phép đôi bên hiểu rõ về nhau thông qua những cuộc gặp mặt. 

Cụ thể, bạn có thể đặt câu hỏi và lắng nghe họ. Bạn không cần phải nói quá nhiều về những gì mình đã làm để truyền thông hay quảng cáo cho bản thân. Thay vào đó, hãy thảo luận với những người bạn gặp về công việc của họ, lắng nghe để nắm bắt thông tin và tiếp nhận những phản hồi. Đồng thời, hãy tìm kiếm những điểm tương đồng mà bạn có thể đưa vào cuộc trò chuyện để gia tăng sự tương tác. 

Hoạt động trên nền tảng sự thấu hiểu và tính thích nghi là nước cờ đúng đắn. Bạn và đối tác có thể chia sẻ về những khó khăn, thách thức riêng để tìm thấy sự phụ ứng từ đó mở ra nhiều cơ hội hợp tác với nhau hơn.

Thông minh và chủ động để tìm kiếm và duy trì networking 

Đừng giữ mãi quan niệm thiết lập được càng nhiều networking càng tốt. Chất lượng vẫn hơn số lượng. Vì thế mỗi lần có cơ hội trải nghiệm, tham gia các sự kiện, hoạt động lớn nào đó, bạn hãy thông minh trong việc tiếp cận trao đổi với đối tượng. Dù cho đó chỉ là 2-3 người nhưng với mỗi cá nhân, bạn có thể có đủ thời gian và sự đầu tư nghiêm túc cho cuộc thoại của mình trở nên đáng nhớ và hấp dẫn các đối tác tiềm năng. Một cuộc giao tiếp dài và sâu thay vì diễn ra chớp nhoáng là minh chứng cho tính hiệu quả trong việc tạo lập và duy trì mối quan hệ.

Ngoài ra tính chủ động cũng rất quan trọng để giúp bạn khai thác tốt các networking. Chủ động liên hệ và tương tác với những người có tên tuổi, có thâm niên về bể đay hoạt động. Dành một ít thời gian để phân bố tìm hiểu thông tin về họ, tạo ra các cơ hội gặp gỡ và trao đổi cụ thể về những điều thú vị hay những vấn đề xoay quanh hội thảo đã diễn ra cũng là một phương án không tồi tí nào

Tuy nhiên, bạn nên sẵn sàng cho những trường hợp tiêu cực có thể xảy đến. Hãy giữ một tâm thế thoải mái và cởi mở hơn. Đừng quá đặt nặng mục tiêu là buộc mình phải trở thành thợ săn network; giảm bớt những mong đợi tìm kiếm các mối quan hệ lớn vì thực tế đôi khi khác xa những gì bạn kỳ vọng.

Lời kết

Networking là một quá trình, không phải là sự kiện chỉ diễn ra duy nhất một lần. Tất nhiên, mục tiêu xây dựng và duy trì networking đang là mối quan tâm lớn đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều bạn cần làm là dành cho nó một sự đầu tư nghiêm túc nhất để nó có thể phát triển. Hãy tự tin và vững bước trước những áp lực.

——————————————————————————————————————

Phương pháp quản trị mối quan hệ hiệu quả

Chúng ta nên chia mối quan hệ ra 4 dạng như sau:

Một, là mối quan hệ trong gia đình, họ hàng, với triết lý cơ bản là bạn có đối xử tốt với gia đình, anh em họ hàng thì bạn mới tốt được với người ngoài. Nên để hiểu tính cách của một con người, cách đơn giản nhất là xem cách họ đối xử với gia đình họ, với họ hàng như thế nào (đây là tuyệt chiêu để chọn vợ đó nhé!).

Hai, là mối quan hệ ngoại giao, đó là những mối quan hệ ngẫu nhiên như gặp nhau qua các sự kiện , hội hè… và thường chỉ gặp nhau 1 lần hay rất ít lần. Những mối quan hệ này chỉ hời hợt, qua loa. Thế nhưng, nhiều người kinh doanh cứ lầm tưởng rằng “từ mối quan hệ này sẽ hái được hợp đồng, là cơ hội kinh doanh vậy” đó là nhận thức sai lầm đấy, thực tế chỉ giúp được “tệp danh sách bạn bè dày hơn mà thôi”.

Ba, là mối quan hệ đôi bên cùng có lợi, đây là điểm mấu chốt trong xây dựng mối quan hệ làm ăn kinh doanh, người bán hàng cần nhiều mối quan hệ này. Phải nhớ rõ rằng, đôi bên cùng có lợi nhé. Khi bạn giúp đối tác có lợi, họ cũng sẽ mang lại lợi đến bạn. Do đó, để phát triển mối quan hệ dạng này, bạn cần liên tục tư duy và hành động để làm thế nào tạo ra nhiều giá trị nhất, mang lại nhiều lợi ích nhất đến đối tác, từ đó mà đối tác sẽ tự tìm đến với bạn. Bạn tệ thì đừng mong rằng đối tác sẽ tốt với bạn, thật đấy.

Bốn, là mối quan hệ tâm giao, như cái kiểu Lưu Bình & Dương Lễ vậy đó. Bạn tâm giao có thể là cùng tầm nhìn, cùng sở thích hay cùng … cái gì đó, đôi bên yêu quý, tôn trọng nhau. Mối quan hệ này khó kiếm nhưng phải tìm, có bạn tâm giao thì giá trị cuộc sống của bạn sẽ tăng thêm bội phần, bạn sẽ nhận thấy cuộc sống nhiều ý nghĩa hơn đấy.

Năm 2016 này, chúc bạn sắp xếp lại những mối quan hệ của mình cho phù hợp để có cách hành xử tốt hơn, đạt được mong muốn với ít tài nguyên (thời gian, sức lực) nhất, để có nhiều thời gian dành cho những người bạn yêu thương nhất.

———————————————————————————————————————

QUẢN TRỊ QUAN HỆ VỚI ĐỐI TÁC TRONG KINH DOANH

Chọn được đối tác phù hợp như chọn được mảnh ghép còn thiếu cho doanh nghiệp. Việc duy trì và quản trị quan hệ với đối tác được thực hiện hiệu quả sẽ giúp ích cho quá trình hoạt động và phát triển của mỗi tổ chức.

Vì vậy các doanh nghiệp nên chú trọng và xây dựng quy trình thực hiện quản lý đối tác một cách chi tiết và phù hợp.

1. Quản trị quan hệ với đối tác là gì?

Quản trị quan hệ với đối tác là quá trình theo dõi và duy trì các mối quan hệ hợp tác một cách hiệu quả, năng suất và hài hoà.

Nó có thể không được thực hiện quá trang trọng thông qua các phương tiện trao đổi như điện thoại, email, mạng xã hội hay các chuyến thăm chính thức, các văn bản hợp đồng được thỏa thuận, ký kết.

Điều quan trọng ở đây là sự đầu tư thời gian của bạn và nguồn nhân lực để duy trì mối quan hệ với đối tác. Bạn liên lạc thường xuyên với đối tác và cả hai đều có cơ hội đánh giá mọi thứ đang diễn ra như thế nào.

Bên cạnh đó, quản trị mối quan hệ đối tác (Partner Relationship Management – PRM) là một hệ thống phần mềm bao gồm các phương pháp và chiến lược giúp nhà cung cấp quản lý các mối quan hệ đối tác. Thông qua PRM, việc quản lý đối tác sẽ tốt hơn, hiệu quả hơn với quy trình đáng tin cậy.

2. Tầm quan trọng của việc quản trị quan hệ đối tác

Việc đảm bảo quản trị quan hệ với đối tác tốt sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp và ngược lại, nó có thể mang đến những rủi ro không đáng có. Cụ thể: 

  • Một mối quan hệ tốt với đối tác hiệu quả, bản thân quan hệ đối tác sẽ bổ sung nhiều lợi ích về các nguồn tiềm lực, tài năng, chuyên môn quan trọng giúp doanh nghiệp đi lên, phát triển và cạnh tranh được trên thương trường. Ngược lại, mối quan hệ không tốt sẽ khiến doanh nghiệp mất thời gian, tiền bạc và gặp nhiều rủi ro.
  • Duy trì quan hệ đối tác hiệu quả là điều quan trọng để đảm bảo rằng mục tiêu luôn đi đúng hướng. Sự thành công hay thất bại của một dự án thường xác định bởi hướng xử lý thách thức và cơ hội của dự án mà các đối tác thể hiện.

Vì vậy, việc bạn quản trị quan hệ với đối tác sẽ giúp bạn định hướng và đưa ra các bước đi thích hợp, lựa chọn được đối tác phù hợp và quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đó.

3. Quy trình quản trị quan hệ với đối tác

Các bước quản trị quan hệ với đối tác riêng biệt nhưng thường diễn ra song song với nhau. Vì vậy, do tính chất ngày càng phát triển của quan hệ đối tác nên doanh nghiệp có khả năng phải xem lại quy trình quản trị nhiều lần trong suốt dự án của mình để có sự thay đổi kịp thời và phù hợp.

3.1 Bước 1: Thiết lập và xem xét các quan hệ đối tác

Bước đầu tiên trong quy trình quản trị quan hệ với đối tác là thiết lập và xem xét các quan hệ đối tác. Cụ thể như sau:

  • Xác định mục đích, mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp: Đây là điều tiên quyết khi doanh nghiệp bạn có ý định lựa chọn hợp tác trong kinh doanh. Mục tiêu càng cụ thể, việc tìm kiếm đối tác sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
  • Lên tiêu chí lựa chọn và đánh giá đối tác: Các tiêu chí được đặt ra để lựa chọn đối tác phù hợp, cùng phát triển tiến tới mục tiêu chính.
  • Tìm kiếm các đối tác tiềm năng: Các đối tác tiềm năng sẽ được đặt ra thông qua danh sách tiêu chí đánh giá đối tác. Từ đó, thông qua việc sàng lọc, đàm phán mà doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn được đối tác phù hợp nhất với hướng đi trong kinh doanh của mình.

3.2. Bước 2: Xác định cách giao tiếp và làm việc

Sau khi thiết lập và xem xét các quan hệ đối tác, việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm để quan trị quan hệ với đối tác hiệu quả là xác định cách giao tiếp và làm việc.

  • Xác định rõ ràng cách thức giao tiếp và làm việc giữa 2 bên: Cách thức giao tiếp và làm việc cần được thống nhất cụ thể, tránh tình trạng gây mất lòng trong quá trình giao tiếp hay phong cách làm việc không hợp nhau.
  • Xác định trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn cần được quy định rõ ràng và công bằng, mang lại những lợi ích cụ thể cho mỗi bên.
  • Xác định cách giải quyết khi có vấn đề phát sinh: Giúp cho việc hợp tác hạn chế bị gây trở ngại khi có bất kỳ vấn đề hay rủi ro ngoài ý muốn nào.

3.3. Bước 3: Chính thức hóa quan hệ đối tác

Chính thức hóa quan hệ đối tác giữa 2 bên thông qua các văn bản thỏa thuận chính thức và không chính thức

Các phạm vi thỏa thuận bao gồm:

  • Thỏa thuận không chính thức giữa hai hoặc nhiều đối tác để cùng làm việc.
  • Dự án, giao thức chương trình (hoặc văn bản các điều lệ).
  • Biên bản ghi nhớ giữa 2 bên (Memorandum of Understanding ).
  • Hợp đồng pháp lý, thỏa thuận tài trợ giữa các bên… .

3.4. Bước 4: Duy trì mối quan hệ bền chặt với các đối tác

Cuối cùng, sau khi đã chính thức bắt đầu mối quan hệ hợp tác, doanh nghiệp cần chủ động duy trì, quản trị quan quan hệ với đối tác của mình trong suốt vòng đời của dự án.

Điều này bao gồm duy trì liên lạc thường xuyên với họ thông qua các kênh chính thức và không chính thức để đánh giá lại các bên xem quan hệ đối tác có thực sự hiệu quả hay không.

Sau một thời gian, lòng tin sẽ được gây dựng đủ giữa các bên, các đối tác sẽ có thể tự do hành động trên con đường hướng tới mục tiêu chung.

4. Những lưu ý để quản trị quan hệ với đối tác thành công

Để quản trị được mối quan hệ đối tác thành công, bạn cần lưu ý một số điều sau:

  • Có tầm nhìn và lộ trình hợp tác chung: Trước khi hợp tác, bạn cần đảm bảo đối tác có hướng đi chung. Từ đó việc chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu với nhau sẽ giúp cho việc thấu hiểu nhau và hợp tác thành công.
  • Minh bạch trong hợp tác: Minh bạch là một trong những yếu tố giúp việc hợp tác thành công và thuận lợi đến cuối cùng. Khi bạn khuyến khích sự minh bạch và các kênh giao tiếp cởi mở, cả bạn và đối tác của bạn sẽ có cơ hội thành công tốt hơn.
  • Biết điểm mạnh, điểm yếu của đối tác: Hiểu rõ về điểm mạnh và yếu của đối tác sẽ đòi hỏi bạn phải làm việc với họ theo những cách khác nhau để có được kết quả tốt nhất.
  • Giao tiếp hiệu quả giữa hai bên: Việc thường xuyên giao tiếp giữa các bên sẽ giúp bạn biết chính xác tiến độ cũng như hiệu quả công việc của đối tác.
  • Biết khi nào cần nói lời chia tay: Hãy biết nói lời tạm biệt nếu như đối tác của bạn không còn chung mục tiêu và hướng phát triển ban đầu, việc này giúp doanh nghiệp bạn có thể tìm kiếm lại những đối tác khác phù hợp hơn cùng bứt phá.

Trên đây là những thông tin cần biết để doanh nghiệp bạn có cái nhìn tổng quát về quản lý quan hệ đối tác đồng thời về quy trình quản trị quan hệ với đối tác hiệu quả.

————————————————————————————————————

Kỹ năng xây dựng mối quan hệ (networking)

Định nghĩa

Kỹ năng xây dựng mối quan hệ (networking) là khả năng xây dựng và chủ động duy trì các mối quan hệ cộng tác công việc nhằm phục vụ cho mục tiêu tương lai của doanh nghiệp.

Biểu hiện hành vi ở các mức độ

Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc

Ở mức độ này, cá nhân chủ động vận dụng được kĩ năng này trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Cá nhân có thể tự tin truyền đạt kĩ năng này cho người khác.

  • Tự xây dựng và điều phối một cộng đồng để qua đó có mạng lưới đối tác cùng khách hàng tiềm năng
  • Có khả năng xác định những mối quan hệ nào là quan trọng, và có phương án hành động trong từng mối quan hệ
  • Xây dựng được mối quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài với cả những lãnh đạo cấp cao

Mức độ 4 – Mức độ tốt

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần hướng dẫn.

  • Chủ động tìm kiếm các cơ hội networking ở nhiều lĩnh vực, không ngừng mở rộng network
  • Xây dựng được mối quan hệ hợp tác chiến lược lâu dài với nhiều đối tượng, trong đó có cả lãnh đạo cấp cao.

Mức độ 3 – Mức độ khá

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khó khăn, dù đôi khi vẫn cần được chỉ dẫn từ người khác.

  • Khai thác hiệu quả các mối quan hệ xung quanh và tận dụng để mở rộng network khi có cơ hội
  • Xây dựng được network tương đối đa dạng và phục vụ được cho mục đích chung của công việc

Mức độ 2 – Mức độ cơ bản

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và vẫn thường cần được hỗ trợ, hướng dẫn từ người khác.

  • Có khả năng tạo dựng network trong các sự kiện, các cơ hội gặp mặt mà mình tham dự
  • Giữ được mối quan hệ tốt đẹp với các key contacts

Mức độ 1 – Mức độ kém

Ở mức độ này, cá nhân chỉ vận dụng được năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và sẽ cần rất nhiều chỉ dẫn từ người khác

  • Có khả năng kết nối và duy trì các mối quan hệ cá nhân
  • Chưa có khả năng phân loại và đặt ưu tiên cho các mối quan hệ

————————————————————————————————————–

Học cách tạo lập và sử dụng các mối quan hệ

Các nhà lãnh đạo giỏi thường rất biết cách xây dựng các mối quan hệ với những người có thể hỗ trợ, ủng hộ và giúp đỡ mình trong công việc. Đây là kỹ năng hầu như không thể thiếu đối với bất kỳ một nhân viên điều hành cao cấp nào.

Khi trở thành Giám đốc sản xuất và thành viên quản trị của một hãng mỹ phẩm, Henrik Balmer đã nghĩ đến việc cải thiện các mối quan hệ với những người xung quanh: đối tác, đồng nghiệp, nhân viên… Đương nhiên, để thực hiện được điều này, ông phải đối mặt với bài toán về quản lý thời gian bởi áp lực của vị trí hiện tại đã khiến ông luôn trong tình trạng quá tải. Thậm chí, Henrik Balmer còn phải mang việc của công ty về nhà làm thêm. Tuy vậy, hàng ngày, dù muốn hay không ông vẫn có những công việc cần tiếp xúc với các bộ phận khác trong công ty.

Ví dụ, ông phải giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực kinh doanh với vị Giám đốc bán lẻ để kịp thực hiện các đơn đặt hàng. Dồn hết sức cho công việc chính, Henrik coi việc phải tiếp xúc với các phòng ban khác như một nhiệm vụ bắt buộc và khó chịu. Cho đến khi Ban Giám đốc công ty mở cuộc họp để bàn về khả năng sáp nhập mà không cần đến sự có mặt của Balmer thì ông hiểu rằng mình đã bị cho “ra rìa”- không chỉ trong các công việc đối nội mà cả mảng đối ngoại. Có thể nói, tại thời điểm đó, tương lai sự nghiệp của Henrik Balmer đã bị đe dọa.

Trường hợp của Henrik Balmer không phải là cá biệt. Hai nhà kinh tế Herminia và Mark Hunter đã tiến hành một cuộc nghiên cứu trong hơn hai năm và nhận ra rằng: thách thức chính của những người mới được đề bạt lên vị trí lãnh đạo là việc xem xét lại bản thân cũng như vai trò của mình trong doanh nghiệp, trong đó có việc tạo lập và sử dụng các mối quan hệ.

Đa số những người mới lên làm lãnh đạo đều cảm thấy không thoải mái. Đó cũng là điều dễ hiểu. Hầu hết những người được đề bạt theo ngành dọc đều coi trọng nhân tố kỹ thuật trong công việc và chỉ tập trung giải quyết các vấn đề nội bộ. Họ chưa có phản xạ phải quan tâm đến những vấn đề ngoài phạm vi chuyên môn hoặc mang tính chiến lược chung của toàn công ty. Họ thường không nhận thức được ngay tầm quan trọng của việc trao đổi và xây dựng mối quan hệ với lãnh đạo của các bộ phận khác hay những ứng viên tiềm năng cho các vị trí lãnh đạo trong tương lai. Trên thực tế, đây lại là việc quan trọng nhất trên cương vị một người làm công tác quản l‎ý.

Giống như Henrik, phần lớn các nhà quản lý được Herminia và Mark hỏi ‎ý kiến đều cho biết: họ cảm thấy việc xây dựng các mối quan hệ có điều gì giống như sự giả dối, hoặc là cách giao tiếp khôn khéo nhằm “lấy lòng” người khác. Ngược lại, hầu hết các nhà quản trị giỏi, những người có “năng khiếu” xây dựng và duy trì các mối quan hệ hữu dụng, lại không bị cản trở bởi suy nghĩ này. Thay vào đó, họ quan niệm việc không xây dựng được các mối quan hệ đồng nghĩa với sự thất bại – cả trong công việc lẫn sự nghiệp.

Về cơ bản có ba hình thức quan hệ: quan hệ trong công việc, quan hệ cá nhân và quan hệ chiến lược. Việc xây dựng mối quan hệ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình làm quen với công việc lãnh đạo. Thứ nhất – điều này giúp các nhà lãnh đạo “non trẻ” có được những phản ứng kịp thời đối với tình hình nội bộ. Thứ hai – thúc đẩy quá trình thăng tiến của cá nhân. Thứ ba – mở ra các hướng kinh doanh mới cũng như thu hút được các nhà đầu tư cần thiết.

Mối quan hệ công việc

Tất cả các nhà quản lý đều cần xây dựng các mối quan hệ công việc hữu hảo với những người có thể hỗ trợ mình tại công sở. Không chỉ là quan hệ với cấp trên trực tiếp mà cả những đồng nghiệp trong phòng, các nhà cung cấp, phân phối và khách hàng. Những mối quan hệ này sẽ bảo đảm sự liên kết và hợp tác hiệu quả khi xuất hiện nhu cầu giải quyết các vấn đề phát sinh hay trục trặc trong công việc.

Tuy nhiên, các mối quan hệ của bạn cần phải tập trung và có các mục đích rõ ràng. Người cần xây dựng mối quan hệ có thể là: cá nhân đóng vai trò quan trọng trong công việc của bạn; người đang giúp đỡ bạn trong sự nghiệp hoặc cũng có thể là một người bạn đơn thuần. Để xác định được mục đích của việc tạo dựng mối quan hệ là điều không dễ dàng nhưng lại rất cần thiết.

Mặc dù hầu hết các mối quan hệ trong công việc đều diễn ra rất tự nhiên, nhưng rất ít người đánh giá đúng tầm quan trọng của nó. Alistar, trưởng phòng tài vụ của một hãng thầu có hàng trăm lao động, đã rất bất ngờ khi được cấp trên đề bạt lên vị trí Giám đốc tài chính và thành viên HĐQT. Anh trở thành thành viên trẻ nhất và ít kinh nghiệm nhất trong ban. Việc đầu tiên mà anh cho là cần thiết trên cương vị mới là cải tổ lại bộ phận mình từng làm việc cho hợp l‎ý hơn.

Xuất phát từ ý kiến của Tổng giám đốc cho rằng công ty có thể cổ phần hóa, Alistar tiến hành tái tổ chức phòng tài vụ nhằm minh bạch hóa sổ sách tài chính. Và anh đã thành công rực rỡ trong công việc. Chỉ có điều, anh đã không để ý rằng ý kiến của vị Tổng giám đốc đã bị đa số thành viên trong HĐQT phản đối. Trong một năm Alistar nắm giữ chức vụ mới, chuyện cổ phần hóa luôn là vấn đề gây nhức đầu cho các thành viên HĐQT, thậm chí nó còn có nguy cơ chia rẽ họ. Và cuối cùng, Alistar phát hiện ra, thay vì minh bạch hóa sổ sách , anh nên dùng thời gian vào việc tạo dựng những mối quan hệ mang tính hợp tác thì hơn.

Uy tín cá nhân và khả năng sẵn sàng giúp đỡ người khác luôn là những yếu tố quan trọng trong các mối quan hệ. Tuy nhiên, thay vì đặt câu hỏi mang tính chiến lược “chúng ta nên sử dụng các mối quan hệ đang có như thế nào?”, thì các nhà quản lý chỉ gặp gỡ nhau khi công việc chung đòi hỏi. Một phần vì các mối quan hệ của họ quá phong phú khiến họ không biết mối quan hệ nào là thực sự hữu dụng.

Do vậy, phần lớn những mối quan hệ công việc của họ chỉ mang tính nội bộ trong tổ chức mà họ lãnh đạo và thường ngắn hạn. Các quan hệ bên ngoài như với các thành viên HĐQT; khách hàng; quan chức chính phủ;…thường chỉ mang tính nghĩa vụ, hình thức. Tất nhiên, mỗi nhà quản lý có thể lựa chọn, phát triển các mối quan hệ có từ công việc, nhưng phần lớn chỉ xuất phát từ ý kiến chủ quan của họ chứ không phải từ yêu cầu của nhiệm vụ lãnh đạo.

Thông thường, một nhà quản lý thích duy trì hợp tác trong các mối quan hệ sẵn có hơn là xây dựng các mối quan hệ mới nhằm đối phó với những thách thức bất ngờ. Tuy nhiên, trong vai trò một nhà quản trị, các mối quan hệ phải được tái tổ chức nhằm mang tính hướng ngoại và hướng đến tương lai.

Mối quan hệ cá nhân

Khi những nhà lãnh đạo đầy tham vọng giống như Alistair bắt đầu ý thức được nguy cơ của việc chỉ tập trung vào các mối quan hệ nội bộ, thì họ bắt đầu tìm kiếm “liều thuốc tinh thần” bên ngoài tổ chức. Họ nhận thức được rằng ngoài kiến thức chuyên ngành, của mình, các kỹ năng xã hội của họ vẫn còn rất hạn chế, do đó, họ đã tìm đến các hội, nhóm, câu lạc bộ… nhằm mục đích tìm hiểu các lĩnh vực khác nhau, tạo dựng những mối quan hệ mới có thể giúp họ trong sự nghiệp. Đây cũng chính là điều tác giả bài viết muốn đề cập đến trong phần “Mối quan hệ cá nhân”.

Bạn hãy đặt câu hỏi: tại sao nhiều nhà quản lý lại phải tốn nhiều thời gian vào các hoạt động chẳng liên quan gì đến công việc? Tại sao họ phải mất thời gian cho những mối quan hệ xã giao trong khi còn phải giải quyết vô vàn những công việc khẩn cấp khác? Câu trả lời là: những mối quan hệ này sẽ cho họ kiến thức hay thông tin quan trọng để hỗ trợ họ đạt được mục đích trong công việc.

Ví dụ, một giám đốc nhà máy vừa mới nhậm chức đã phải đối mặt với tình trạng: hoặc đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc đóng cửa nhà máy. Nhờ vào cương vị mới, anh ta đã thiết lập các mối quan hệ trong trụ sở chính của tổng công ty nhằm tìm kiếm những người đã từng phải đối mặt với vấn đề tương tự. Kết quả là anh ta đã tìm được hai chuyên gia tư vấn tuyệt vời.

Những mối quan hệ cá nhân còn là môi trường tuyệt vời để phát triển các kỹ năng, đồng thời giúp mở ra các mối quan hệ chiến lược. Kinh nghiệm của Timothy, một giám đốc công ty phần mềm hạng trung là một ví dụ. Timothy mắc một tật bẩm sinh là tật nói lắp giống cha mình,. Nếu có thời gian chuẩn bị trước các cuộc gặp mặt thì tật nói lắp đối với ông không phải là vấn đề, nhưng nếu thiếu sự chuẩn bị trước, Timothy gần như rơi vào trạng thái mất bình tĩnh, thiếu tự tin đến thảm hại.

Để thoát khỏi tình trạng này, mỗi tuần Timothy nhận lời tham gia ít nhất hai cuộc gặp mặt với bạn bè, đối tác mà trước đây ông cố tình lờ đi. Trước mỗi cuộc gặp, ông tìm hiểu xem ai sẽ được mời đến để thuyết trình và cả những vị khách mời khác để có thể nói chuyện với họ. Khi tật nói lắp có dấu hiệu giảm dần, ông bắt đầu chú ý tạo lập các mối quan hệ, trước hết là với những người giúp ông về kỹ thuật. Giống Timothy, nhiều lãnh đạo trẻ gần đây đã sử dụng các mối quan hệ cá nhân như một cách an toàn để tìm kiếm các giải pháp cho công việc, và qua đó nhằm thiết lập các mối quan hệ chiến lược.

Phần lớn các mối quan hệ cá nhân mang tính hướng ngoại, dựa trên cơ sở một mối quan tâm chung và lợi thế của các mối quan hệ này là khả năng hợp tác trong tương lai. Chúng có thể giúp ta hoàn thành một công việc, mang lại cho ta cơ hội hợp tác với một ai đó hay cho ta những thông tin cần thiết.

Trong quan hệ với mọi người bên ngoài công ty, các nhà lãnh đạo không nên tạo cảm giác mình là cấp trên của họ. Hoặc nếu các nhà lãnh đạo đạt đến tầm ảnh hưởng nào đó trong cộng đồng thì cũng nên không nhất thiết phải tốn quá nhiều thời gian vào việc tạo dựng các mối quan hệ nữa.

Nếu xem xét cách tạo dựng và phát triển mối quan hệ của các nhà lãnh đạo, ta thường thấy họ dùng thời gian và công sức biến các mối quan hệ công việc thành quan hệ cá nhân. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần tạo lập các mối quan hệ cá nhân sẽ không giúp họ trở thành một lãnh đạo giỏi. Một nhà quản lý không thể trở thành một người lãnh đạo thực thụ nếu họ không học được cách sử dụng các mối quan hệ đó để phục vụ cho các chiến lược chung của tổ chức.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây