Làm Việc Nhóm Như Thế Nào Để Đạt Hiệu Quả Cao?

116

Nhóm là gì? 

Làm việc nhóm

(1) Gồm hai hoặc nhiều thành viên.

(2) Những thành viên trong nhóm cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến tổ chức.

(3) Các thành viên chia sẻ một hoặc nhiều mục tiêu chung.

(4) Có sự tương tác về mặt xã hội, giao tiếp.

(5) Nhiệm vụ giữa các thành viên .

1. Mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm

Làm việc nhóm chỉ có thể tồn tại khi cả nhóm có chung một mục tiêu hoặc đích đến.  Mục tiêu của nhóm có thể được hình thành từ bên thứ hai, chính là người ra nhiệm vụ và yêu cầu nhóm hoàn thành.

Nhóm là những người có cùng mục tiêu với nhau

2. Thành phần của nhóm 

Số lượng thành viên của một nhóm tốt nhất chính là số lượng thành viên lẻ ( ví dụ như nhóm 5, 7, 9, 11 thành viên,…). Việc thành lập nhóm lẻ sẽ giúp ích cho việc đưa ra các quyết định bỏ phiếu hiệu quả hơn khi cần phải quyết định lựa chọn các phương án thay thế nhau.

Trong một nhóm nên bao gồm những thành viên có kiến thức chuyên môn cần thiết và kỹ năng bổ sung cho nhau để hoàn thành một dự án.

Ba loại yêu cầu kỹ năng của nhóm (theo Katzenbach và Smith) là:

  • Kỹ năng giải quyết vấn đề 
  • Kỹ năng ra quyết định 
  • Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Các thành viên trong một nhóm không chỉ bổ sung cho nhau các kỹ năng chuyên môn mà còn ở đặc điểm phong cách làm việc. 

Có thể chia ra thành bốn nhóm phong cách chính (theo Parker):

  • Người đóng góp là một thành viên trong nhóm có định hướng nhiệm vụ rõ ràng. Người thường xuyên cung cấp thông tin dữ liệu tốt và có các kỹ năng chuyên môn cao. Luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ và thúc đẩy nhóm thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất cao.
  • Người cộng tác là người nhìn ra rằng tầm nhìn, sứ mệnh hoặc mục tiêu của nhóm là việc quan trọng, nhưng linh hoạt và cởi mở với những ý tưởng mới, sẵn sàng tham gia và chia sẻ cùng với các thành viên khác. Một cộng tác viên: linh hoạt, hợp tác, độc lập và giàu trí tưởng tượng.
  • Người giao tiếp là người định hướng theo quy trình. Thành viên này là một người lắng nghe hiệu quả, ủng hộ, nhiệt tình và khuyến khích. Người giao tiếp là một người tham gia, giải quyết xung đột và xây dựng sự đồng thuận.
  • Kẻ thách thức có định hướng câu hỏi. Thành viên này đặt câu hỏi về các mục tiêu, phương pháp và thậm chí cả đạo đức của nhóm, thách thức nhóm thực hiện rủi ro, được cân nhắc kỹ lưỡng.  Người thách thức được coi là thẳng thắn và quyết đoán.

3. Các giai đoạn phát triển của nhóm (Mô hình Tuckman):

3.1 Hình thành

Đây là giai đoạn nhóm mới thành lập. Mọi người e dè do còn lạ lẫm với nhau. Lúc này, mục tiêu và nhiệm vụ của các thành viên còn chưa rõ ràng. Mọi người còn đang quan sát những người xung quanh và bắt đầu định vị lại bản thân mình trong nhóm.

Lúc này, vai trò của người trưởng nhóm nên được đẩy mạnh và phát huy cao nhất. Bắt đầu hình thành các nguyên tắc trong nhóm trên sự đồng thuận và đóng góp của các thành viên.

làm việc nhóm
Các thành viên cùng mục tiêu với nhau sẽ tạo thành một nhóm

3.2 Sóng gió

Xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm

Sau khi cộng tác với nhau, cá thành viên dần hiểu nhau. Lúc ấy, các thành viên dần bộc lộ bản thân mình và dễ hình thành các xung đột và mâu thuẫn. Đây là giai đoạn khó khăn nhất và dễ tạo nên các hậu quả xấu (nhóm bị chia rẽ hoặc ít sự sáng tạo hơn).

3.3 Chuẩn hoá (Ổn định)

Các thành viên trong nhóm dần hiểu nhau hơn

Đây là giai đoạn khi các thành viên bắt đầu hiểu nhau hơn sau những bất đồng và mâu thuẫn. Mọi người dần tôn trọng và nhìn nhận ra các thế mạnh của các thành viên. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu và cam kết hơn về các hoạt động.

Các nguyên tắc mới có thể được hình thành để giảm mâu thuẫn và tạo môi trường thuận lợi cho sự hợp tác của các thành viên.

Giai đoạn này có thể xen lẫn với giai đoạn Sóng gió khi xuất hiện các mâu thuẫn mới trong nhóm. Khi các mâu thuẫn được giải quyết, nhóm có thể dần chuyển sang giai đoạn Thể hiện.

3.4 Thể hiện (Hiệu suất cao)

Đây là giai đoạn không phải nhóm nào cũng có thể đạt tới.

Giai đoạn công việc được đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả cao

Giai đoạn này là giai đoạn hiệu quả công việc được đẩy lên cao nhất. Trong nhóm giảm bớt các xung đột và mâu thuẫn. Các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả và trong môi trường thoải mái nhất. Thành viên mới gia nhập sẽ mau chóng hoà nhập. Còn thành viên đã rời nhóm cũng không làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung của nhóm.

Đây chỉ là mô hình giai đoạn hình thành nhóm theo cách đơn giản. Các nhóm trên thực tế có thể phát triển theo nhiều giai đoạn khác nhau.

4. Mô hình cấu trúc nhóm

4.1 Nhóm tự quản

Nhóm tự quản lý và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược.

Có cấu trúc ổn định, có thể từ 6 đến 18 thành viên, có năng lực tổ chức tương đối cao và chịu trách nhiệm cho những công việc trong quyền hạn và trách nhiệm được xác định.

Nhóm có nhiều trải nghiệm mới, dễ chấp nhận những thay đổi nhưng rủi ro cao. Các thành viên trong nhóm tự giác hoàn thành công việc dù không có sự giám sát liên tục.

Đặc điẻm của nhóm tự quản

  • Sẵn sàng làm việc và có khả năng làm việc độc lập
  • Tự chọn thành viên cho nhóm
  • Tự đánh giá hiệu suất của nhau 
  • Tự quyết định

4.2 Nhóm chức năng chéo

Là nhóm người áp dụng các kỹ năng khác nhau dưới sự phụ thuộc lẫn nhau cao để đảm bảo đạt được những mục tiêu chung. Nhóm chức năng chéo bao gồm các đặc điểm sau: 

  • Cơ cấu và thành phần của nhóm 
  • Cơ cấu nhóm chức năng chéo bao gồm các mục tiêu của nhóm chức năng chéo.
  • Thông tin về chức năng, yêu cầu và các yếu tố liên quan đến các thành viên: số lượng, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,..
  • Tạm thời hay dài hạn.
  • Tích hợp hệ thống.
  • Các vấn đề liên quan đến truyền thông tin và quyền hạn .

Các tổ chức nhận thức được bốn lợi ích chính khi áp dụng nhóm chức năng chéo:

  • Khắc phục được những nhược điểm của cấu trúc phân cấp.
  • Việc ra quyết định được phân cấp.
  • Chi phí cho hoạt động phân cấp thông tin được giảm đáng kể.
  • Ra quyết định hiểu quả và chất lượng hơn.

Nhóm chức năng chéo có tiềm năng lớn giúp nâng cao học hỏi và đổi mới.

4.3 Nhóm hiệu quả cao

Làm việc cùng nhóm sẽ cho hiệu quả làm việc cao hơn là cũng số lượng người đó nhưng làm việc một mình (theo Dalton). Làm việc theo nhóm thường hiệu quả hơn bởi vì nhóm có nhiều thành viên, đa dạng về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc.

Làm việc theo nhóm hiệu quả cao hơn làm việc cá nhân độc lập

Các thuộc tính của các nhóm hiệu quả cao (theo McShane và Von Glinow-2003) bao gồm:

  • Khuyến khích vai trò lãnh đạo có sự tham gia của các thành viên
  • Chia sẻ trách nhiệm
  • Tập trung vào tương lai
  • Tập trung vào các nhiệm vụ
  • Phát triển tài năng sáng tạo

Năm yếu tố thành công chính thường được quan tâm khi thiết lập và quản lý các nhóm hiệu quả cao (theo Kreitner và Kinicki-2001):

  • Đảm bảo duy trì mục đích chung và có ý nghĩa
  • Thiết lập các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức
  • Xác định phương pháp tiếp cận và hợp tác
  • Làm rõ vai trò của nhóm và của từng cá nhân
  • Có các kỹ năng cần thiết đáp ứng được các yêu cầu

Thực tế nhân viên cần phải được hướng dẫn để thích nghi với phong cách làm một mình sang làm cùng nhóm, đồng thời văn hóa tổ chức cũng cần hỗ trợ cấu trúc nhóm. 

5. Kỹ năng giao tiếp và tương tác giữa các cá nhân

Một nhóm chỉ có thể hiệu quả nếu các thành viên của nhóm đó giao tiếp tốt với nhau. Do đó, mối quan hệ tốt giữa các cá nhân trong một nhóm là rất  quan trọng.  

Một nhóm làm việc có thể bị tác động bởi các yếu tố sau: 

Parker (1991) đưa ra danh sách mười hai yếu tố ảnh hưởng đến làm việc nhóm hiệu quả tại nơi làm việc, bảy yếu tố trong số đó giải quyết các kỹ năng giao tiếp và sự tương tác giữa các cá nhân như:

  • Thảo luận
  • Lắng nghe
  • Đối phó với những trường hợp không đồng ý
  • Cởi mở với các ý tưởng
  • Chấp nhận lời chỉ trích
  • Chia sẻ thông tin 
  • Phản hồi

Năm loại kỹ năng giữa các cá nhân đặc trưng của làm việc nhóm hiệu quả (theo Barlex 1994): 

  • Hợp tác
  • Giao tiếp
  • Khả năng lãnh đạo
  • Sự cảm thông và đồng cảm
  • Tin tưởng

6. Ra quyết định

Khi có sự xuất hiện của các phương án thay thế cho một vấn đề thì các nhóm buộc phải đối mặt với việc ra quyết định. Quyết định có thể làm thay đổi hướng đi cũng như các hành động trong nhóm. Có thể xác định các quá trình khác nhau để nhóm ra quyết định.

Phương phápQuá trình
Ngẫu nhiênCác thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng và một ý tưởng được chọn một cách ngẫu nhiên.
Thẩm quyềnTrưởng nhóm quyết định sau khi nghe nhóm trình bày.
Thiểu sốMột thiểu số gây áp lực và cố gắng cô lập những người phản đối.
Số đôngBỏ phiếu kín hoặc bỏ phiếu công khai.
Đồng thuận Mọi người chấp nhận quyết định, sau khi thảo luận.
Các phương pháp và quá trình khi thực hiện ra quyết định trong nhóm

Phương pháp đồng thuận là phương pháp tốt nhất để ra quyết định, bởi vì nó tạo ra một cam kết và nâng cao động lực để thực hiện nhiệm vụ giữa tất cả các thành viên trong nhóm. Phương pháp số đông là phương pháp tốt thứ hai, nhưng một số thành viên trong nhóm có thể có khả năng ít cam kết với nhiệm vụ hơn.

7. Đánh giá quá trình làm việc nhóm

Đây giá mức độ hiệu quả của nhóm để có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một nhóm kém hiệu quả và sau đó có những cải tiến cho nó. Janz và Harel (1993) đề xuất ba khía cạnh để đánh giá nhóm làm việc trong tổ chức: Nội dung dữ liệu (Cái gì được đánh giá?), Mức dữ liệu (Ai được đánh giá?) và nguồn dữ liệu (Ai thực hiện đánh giá?).

Những gì được đánh giá?

  • Đầu vào: Đầu tư của công ty cho nhóm vào việc phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà nhóm đã làm việc (ví dụ như thiết bị, máy móc,…)
  • Quá trình: Hoạt động của nhóm, mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm, khả năng lãnh đạo và phương pháp ra quyết định, sự phù hợp để thực hiện các dự án bổ sung.
  • Đầu ra: Chất lượng của sản phẩm phát triển, so với mục tiêu; đóng góp của quá trình phát triển đối với vị thế trong tương lai của tổ chức về chuyên môn, khả năng cạnh tranh và thương hiệu.

Ai được đánh giá?

  • Cá nhân: Kiến ​​thức chuyên môn của nhân viên, đóng vai trò trong nhóm, quan hệ với các thành viên khác trong nhóm, khả năng được khen thưởng và sự thăng tiến.
  • Nhóm: Mức độ hiệu quả của nhóm, mối quan hệ giữa các nhóm, môi trường làm việc và sự gắn kết, sự phù hợp của nhóm để thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai.

Ai là người đánh giá?

  • Đánh giá nội bộ: Giám sát viên, trưởng nhóm, tự đánh giá, đồng nghiệp thẩm định trong nhóm, thẩm định đối ứng giữa các nhóm, nội bộ khách hàng.
  • Đánh giá bên ngoài: Các chuyên gia, nhà tư vấn hoặc cơ quan nghiên cứu, khách hàng, và các nhà cung cấp.

8. Cách giúp nhóm làm việc trở nên hiệu quả hơn

Mỗi thành viên làm tốt nhiệm vụ của mình sẽ đẩy hiệu suất công việc của nhóm lên cao
  • Làm cho nhiệm vụ của nhóm trở nên khẩn cấp: Vì các thành viên trong nhóm dễ bị thu hút và hợp sức xung quanh những thách thức buộc họ phải đáp ứng hiệu suất tiêu chuẩn cao.
  • Chọn các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng của họ: Điều cần thiết của nhóm là các thành viên có các kỹ năng cần thiết để thành công hoặc ít nhất là tiềm năng phát triển chúng.
  • Các nhóm hiệu quả phải có các quy tắc hành vi rõ ràng về những gì được và những mong đợi của họ.
  • Để động viên và khuyến khích các thành viên trong nhóm, hãy thừa nhận việc đạt được các mục tiêu trung gian của các thành viên.
  • Thách thức nhóm với các sự kiện mới: Thách thức nhóm với các dữ kiện mới bởi vì các nhóm cần đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu của họ, việc cung cấp dữ liệu mới có thể giúp cung cấp định hướng cho nhóm.
  • Gặp gỡ thường xuyên: Các thành viên sẽ nghiêm túc làm việc theo nhóm nếu họ thường xuyên được nhắc nhở về nghĩa vụ của họ.
  • Thừa nhận và củng cố những đóng góp quan trọng cho nhóm, khi mọi người thấy hài lòng về những đóng góp của mình sẽ khuyến khích họ làm việc hơn.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây