Giải Quyết Vấn Đề

125

1. Định nghĩa vấn đề là gì

Giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề là gì?

Vấn đề là những gì mà chúng ta không muốn chúng xảy ra trong cuộc sống và trong công việc, những điều chúng ta bạn cố gắng để né tránh, nhưng chúng vẫn xảy ra, phải luôn trong tư thế sẵn sàng để đối diện với vấn đề.

Vấn đề là những tình huống, điều kiện, khó khăn, những trở ngại và rắc rối xuất hiện và cản trở bạn trong quá trình hoàn thành mục tiêu của mình. Bên cạnh việc gây trở ngại, những khó khăn, rắc rối còn mang đến sự mất mát và tổn thất về tinh thần lẫn vật chất. 

Vấn đề có thể là khoảng cách giữa thực tạikỳ vọng của chúng ta ở lương lai. 

2. Quy trình giải quyết khi gặp vấn đề

Giải quyết vấn đề
Các bước giải quyết vấn đề

Bước 1: Đưa ra danh sách các vấn đề

Bất cứ ai trong công việc, cuộc sống đều gặp vấn đề dù lớn hay nhỏ, bản thân sẽ biết mình đang có những vấn đề gì, bạn cần phải liệt kê danh sách các vấn đề đang gặp ra. 

Vấn đề được chia thành nhiều loại:

Vấn đề sai lệch: Vấn đề cần được tháo gỡ do sự biểu hiện không bình thường

  • Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tăng cao gấp đôi
  • Hệ thống sản xuất bị ngưng hoạt động
  • Đơn hàng bị trễ khi giao cho khách

Vấn đề hoàn thiện: Vấn đề cần phải cải thiện để đạt mục tiêu

  • Giảm tỷ lệ sản phẩm bị lỗi
  • Tăng tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học

Vấn đề trước mắt: Khó khăn cần giải quyết tức khắc, ngay thời điểm hiện tại

  • Vấn đề dự báo: Dự kiến sẽ xảy ra dựa vào tình hình thực tại
  • Vấn đề suy diễn: Giả định có thể xảy ra nếu tình hình hiện tại thay đổi

Bước 2: Chọn vấn đề cần giải quyết

Sau khi có được danh sách các vấn đề mình đang gặp. Bạn phải lựa chọn cho mình một vấn đề trong danh sách vấn đề để tiến hành các bước tiếp theo. Có thể lựa 1 vấn đề hay nhiều vấn đề để giải quyết trong cùng 1 lúc, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của nó mà có thể giải quyết song song với nhau không. Có thể sử dụng bảng ma trận để đánh giá xem vấn đề nào là quan trọng cần ưu tiên giải quyết. 

Bước 3: Thống nhất định nghĩa về vấn đề

Thực tế vấn đề cũng giống như tảng băng trôi vậy. Những điều chúng ta thấy được chỉ là một phần nhỏ nổi lên, còn phần chìm thì vô cùng lớn có thể gây ra những thảm họa không lường trước được. Nhà vật lý Albert Einstein đã từng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định vấn đề rằng “Nếu như có 1 giờ để giải cứu thế giới thì sẽ phải cần 55 phút để nhận diện vấn đề và chỉ dành 5 phút để tìm ra giải pháp”

Muốn giải quyết được vấn đề, cần định nghĩa đúng loại vấn đề đang gặp, xác định đúng bản chất, đặc điểm, mức độ quan trọng của vấn đề, tránh tình trạng đi lệch hướng vì hiểu sai dẫn đến việc đưa ra các giải pháp không phù hợp. Việc định nghĩa vấn đề cũng giống xác định hướng đi, nếu hướng đi mà sai, thì phân tích, giải quyết vấn đề cũng là vô ích mà thôi.

Nên phát biểu lại vấn đề theo nhiều cách khác nhau nhằm mục đích nhìn nhận vấn đề theo chiều hướng mở rộng từ đó định nghĩa được đâu là vấn đề trung tâm tốt hơn.

Bước 4: Quyết định thu thập loại dữ liệu cần thiết

Loại dữ liệu này có thể là loại dữ liệu liên quan đến nguyên nhân gây ra vấn đề, và cũng là loại dữ liệu có thể giúp chúng ta đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề. 

Dữ liệu sẽ có dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp

  • Dữ liệu sơ cấp: là những dữ liệu cần phải thu thập lần đầu vì chưa có sẵn, do chính người nghiên cứu thu thập bằng phương pháp khảo sát, phỏng vấn hay làm thí nghiệm. 
  • Dữ liệu thứ cấp: là dữ liệu đã có sẵn, đã công bố nên dễ thu thập, ít tốn thời gian, tiền bạc và công sức. 

Cần phải ra quyết định để lựa chọn đâu là loại dữ liệu cần thiết, liên quan đến vấn đề cần được giải quyết để thu thập.

Bước 5: Thu thập các dữ liệu cần thiết

Sau khi quyết định loại dữ liệu mình cần phải thu thập, tiến hành thu thập dữ liệu cần thiết liên quan đến vấn đề. Những dữ liệu mà bạn đã biết, dữ liệu nào mà mình còn thiếu cần phải thu thập. Nên nhớ trong quá trình thu thập các dữ liệu cần phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và ý kiến vì ý kiến của người khác có sự chủ quan, bị ảnh hưởng bởi cảm xúc. 

Bước 6: Xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề

Mỗi một vấn đề đều có nguyên nhân gây ra, quan trọng phải nhận diện được nguyên nhân gốc rễ, là nơi sinh ra vấn đề.  

Có thể sử dụng phương pháp 5Whys (5 tại sao). Đây là kỹ thuật được sử dụng phổ biến vào những năm 1970 của hãng xe Toyota, bằng hỏi “tại sao” và “điều gì gây ra vấn đề này” khi cần xem xét một vấn đề nào đó. Câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” đầu tiên sẽ dẫn đến câu hỏi “tại sao” tiếp theo”, cứ thế mà hàng hoạt câu hỏi và câu trả lời được đưa ra để đi đến vấn đề cốt lõi. Đối với những vấn đề phức tạp thì có thể có nhiều câu hỏi “tại sao” hơn.

Hoặc có thể dùng phương pháp 5W2H để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian nhưng có thể thấy được nhiều khía cạnh của vấn đề. Và đặc biệt chúng ta có thể không cần theo thứ tự câu hỏi, có thể sử dụng W hay H trước cũng được a không bị ảnh hưởng đến vấn đề.

Sử dụng biểu đồ xương cá (Nhân-Quả) cũng là một trong những phương pháp tìm ra được nguyên nhân sâu xa của vấn đề.  Phương pháp này được một người Nhật tên là Kaoru Ishakawa đưa vào áp dụng những năm 1960, có thể giúp chúng ta nhìn nhận được tổng thế vấn đề trong mối quan hệ nhân – quả. Vấn đề, hậu quả hay hiện tượng sẽ nằm ở đầu cá, các nguyên nhân sẽ nằm ở phần xương cá.

Giải quyết vấn đề
Sơ đồ xương cá

Bước 7: Thống nhất về tiêu chuẩn chọn 1 hay nhiều giải pháp tốt nhất

Tiêu chuẩn để chọn giải pháp có thể là tiêu chuẩn đạt được kết quả tối ưu nhất, hay vấn đề được giải quyết nhanh nhất,… Các tiêu chí có thể là:

  • Lợi ích: Liệu giải pháp này mang lại hiệu quả như thế nào, mức độ mong muốn được thay đổi như thế nào khi thực hiện giải pháp, vấn đề được cải thiện ở mức nào khi thực hiện giải pháp.
  • Nguồn lực: Nguồn lực để thực hiện giải pháp là cao hay thấp, bao gồm cả kinh phí, nhân lực và vật lực,..
  • Thời gian: Thời gian thực hiện giải pháp nhanh hay chậm, thời gian bao lâu để thực hiện, và có những tác nhân nào gây trì hoãn.
  • Tính khả thi: Liệu phương pháp này có thể thực hiện được hay không, có các rào cản nào cản trở việc thực hiện
  • Mức rủi ro: Những rủi ro liên quan đến mức độ mong đợi, rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại như thế nào.
  • Về mặt đạo đức và pháp luật: Thi thực hiện giải pháp có ảnh hưởng, vi phạm đến đạo đức và pháp luật hay không

Bước 8: Đưa ra danh sách các giải pháp tốt nhất

Sau khi đã liệt kê ra những tiêu chuẩn để lựa chọn một hay nhiều giải pháp, chúng ta liệt kê danh sách các giải pháp giải quyết vấn đề mà bạn cho là tốt nhất. 

Có thể đưa chúng vào bảng tổng hợp để so sánh đối chiếu các phương án. Bảng này gọi là bảng ma trận ra quyết định, cần phải quy đổi sự đánh giá ra những con số, thang điểm cụ thể để dễ dàng tổng hợp

Giải quyết vấn đề
ma trận ra quyết định

Bước 9: Chọn một hay nhiều giải pháp tốt nhất

Dựa vào các tiêu chí đã đưa ra cũng như danh sách các giải pháp đã được sắp xếp theo mức độ quan trọng của nó để lựa chọn 1 hay nhiều giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Nếu có trên 2 giải pháp có xếp hạng tầm quan trọng bằng nhau, lúc đó bạn có thể lựa chọn cả 2 giải pháp để giải quyết vấn đề.  

Bước 10: Lập kế hoạch thực hiện

Lên kế hoạch trình tự các bước để giải quyết vấn đề một cách chặt chẽ, logic. Cần lưu ý khi lập kế hoạch:

  • Kế hoạch cần trình bày từng bước một cách rõ ràng hoặc trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể.
  • Trong kế hoạch cần phải có khả năng, nguồn lực để thực thi.
  • Cần có deadline cụ thể cho từng công việc.
  • Xác định rõ tên hoạt động, người chịu trách nhiệm,  nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
  • Cần nêu ra các rủi ro cũng như cách thức thực hiện khi xảy ra tình huống xấu

Bước 11: Xác định các yếu tố thuận lợi hoặc cản trở việc thực hiện

Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những yếu tố tác động tố môi trường tự nhiên, con người, nguồn lực, công nghệ, chính trị, văn hóa  … Nếu những yếu tố này thuận lợi thì cần được phát huy, còn nếu yếu tố nào cản trở thì nên cải thiện hoặc tìm cách loại bỏ.

Bước 12: Giành sự ủng hộ của những người quan trọng

Thuyết phục những người quan trọng để họ ủng hộ quyết định của mình, đứng về phía mình, họ có thể đóng góp ý kiến, đưa ra lời khuyên trong quá trình thực hiện. Và một điều đặc biệt là khi đã là “người quan trọng” thì họ có thể lôi kéo được nhiều người về phía họ, trong việc đưa ra ý kiến cũng như hành động, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng ta mà không bị ai gây trở ngại hay phản bác ý kiến.

Bước 13: Lập kế hoạch dự phòng

Khi thực hiện bất cứ dự án nào, thông qua bước xác định những yếu tố thuận lợi và cản trở việc thực hiện dự án đó mà chúng ta cần phải tạo ra một kế hoạch dự phòng thích hợp và hiệu quả để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi nếu như “Kế hoạch A” không đi đúng hướng như dự kiến ban đầu. 

Bước 14: Giám sát và đánh giá kết quả thực hiện

Đánh giá tính hiệu quả của việc giải quyết vấn đề phải dựa trên 2 khía cạnh:

  • Thứ nhất đó là đánh giá quy trình trên cơ sở đang diễn ra, thực hiện có theo đúng với quy trình đã đề ra trong kế hoạch hay không? đạt được kết quả mong muốn hay không?
  • Thứ 2 là thẩm tra tính hiệu quả của toàn bộ quyết định và cả quá trình đưa ra quyết định. 

Đây là bước vô cùng quan trọng sau mỗi lần đưa ra quyết định, căn cứ vào những iêu chí và quy trình đưa ra để đánh giá kết quả đạt được. Nhờ có bước này sẽ giúp bạn rút ra được kinh nghiệm và bài học cũng như tích lũy thêm cách giải quyết vấn đề cho lần sau. 

Bước 15: Giữ vững kết quả đạt được và duy trì sự tiến bộ

Khi vấn đề đã giải quyết xong chúng ta cần phải giữ vững kết quả đó, tránh tình trạng vấn đề tiếp tục lặp lại không mong muốn. Bên cạnh đó cần duy trì sự tiến bộ trong các bước giải quyết vấn đề để những lần sau khi một tình huống nào tương tự xảy ra có đưa ra cách giải quyết tốt nhất. 

Bước 16: Tìm thêm các cơ hội cải tiến khác

Bạn nên nhớ cần phải đặt ra 2 câu hỏi sau khi đã ra quyết định đó là cái gì đã tốt rồi và cái gì cần tốt hơn. Mục đích của việc đặt ra câu hỏi này là để tìm ra những cơ hội cải tiến khác cho những lần sau. Nếu như gặp lại vấn đề tương tự cần giải quyết, có thể giải pháp sẽ tối ưu về thời gian, chi phí, nguồn lực so với giải pháp ban đầu.

Kết luận

Trong học tập, làm việc và cuộc sống thì giải quyết vấn đề rất cần thiết vì đó là chuỗi vấn đề đòi hỏi cần phải giải quyết. Những vấn đề không hề giống nhau mà hoàn toàn khác nhau, vì vậy mỗi vấn đề có một phương pháp giải quyết khác nhau. Quan trọng chúng ta phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết khi có vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả cao nhất.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây