Điều Hành Cuộc Họp

125

1. Cuộc họp là gì?

Cuộc họp là một quá trình truyền đạt, thảo luận, trao đổi về một công việc hay một vấn đề với sự tham gia của nhiều người tại một địa điểm trong một thời gian cụ thể.

Cuộc họp có thể được tổ chức dưới các hình thức khác như:

Đại hội: thường gặp ở các tổ chức của nhà nước. Mục đích là để tập hợp nhiều cán bộ để thảo luận, quyết định những vấn đề quan trọng, định hướng cho các hoạt động cho một địa phương hay một đất nước

Hội nghị: là một hình thức của cuộc họp với mục đích bàn bạc, thảo luận và quyết định một số vấn đề liên quan đến hoạt động của một tổ chức

Hội thảo là một hình thức của cuộc họp với sự tham gia của nhiều chuyên gia. Hội thảo có thể là một buổi chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ kiến thức từ các chuyên gia, những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong nghề.

2. Các bước tổ chức cuộc họp

2.1. Chuẩn bị

2.1.1. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ cuộc họp

Mỗi một cuộc họp đều có những mục tiêu và nhiệm vụ khác nhau. Các mục tiêu của cuộc họp cần phải được xác định rõ ràng và chính xác. Mục tiêu của cuộc họp là những nội dung ngắn gọn cần phải được chuẩn bị để truyền đạt, trao đổi và thảo luận xuyên suốt quá trình diễn ra cuộc họp. Cần phải xác định các lý do diễn ra cuộc họp và mức độ cần thiết của một cuộc họp.

Ví dụ, khi gặp một vấn đề trong công việc, cần phải có sự thảo luận, thống nhất của cả một bộ phận thì cần phải tiến hành tổ chức cuộc họp. Hay khi thông báo một thông tin từ trên xuống hay tiếp nhận thông tin từ dưới lên. Cần phải xem mức độ quan trọng của thông tin. Thông tin đó có nhất thiết phải tiến hành cuộc họp hay không. Hay chỉ cần thông báo bằng các văn bản thông thường

2.1.2. Sắp xếp trình tự cuộc họp

Sau khi đã xác định được các mục tiêu của cuộc họp. Bước tiếp theo là sắp xếp trình tự các nội dung cần triển khai trong cuộc họp. Nội dung nào cần triển khai trước, nội dung nào sẽ được triển khai sau, nội dung nào quan trọng nhất và nội dung nào ít quan trọng hơn.

2.1.3. Sắp xếp thời gian

Sau khi sắp xếp được trình tự cuộc họp, xác định được cuộc họp diễn ra trong thời gian bao lâu thì tiến hành sắp xếp thời gian cuộc họp. Thời gian cuộc họp có thể được quyết định nhanh chóng và diễn ra tức thì nếu công việc gấp, hoặc xảy ra khủng hoảng cần giải quyết và xử lý nhanh chóng.

2.1.4. Thành phần tham dự cuộc họp

Xác định các thành phần tham dự cuộc họp có liên quan đến mục tiêu và nội dung của cuộc họp. Thành phần tham dự của cuộc họp có thể là lãnh đạo cấp cao cho đến các nhà lãnh đạo cấp trung. Hay một vài cá nhân chủ chốt của một công ty hay một tổ chức.

2.1.5. Chuẩn bị tài liệu

Bước tiếp theo cần chuẩn bị tài liệu cuộc họp để những thành phần tham gia cuộc họp dễ dàng theo dõi. Thuận tiện cho quá trình diễn ra cuộc họp. Bao gồm các văn bản, tài liệu liên quan, được in ấn và chuẩn bị đầy đủ.

2.1.6. Chuẩn bị thư ký cuộc họp

Tất cả các cuộc họp đều cần một thư ký để ghi lại biên bản cuộc họp. Người thư ký cần phải được chọn trước khi cuộc họp diễn ra và phải có kinh nghiệm trong việc ghi lại biên bản cuộc họp.

2.2. Điều hành cuộc họp

Khi điều hành một cuộc họp, cần phải đảm bảo bám sát mục tiêu và đảm bảo hiệu quả của cuộc họp. Khi điều hành cuộc họp, cần lưu ý:

  • Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc về nghi thức và thủ tục cuộc họp
  • Phải thể hiện được phong thái giao tiếp phù hợp với mục tiêu và nội dung của cuộc họp.
  • Người điều hành cuộc họp cần phải vận dụng cả kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để truyền đạt được đầy đủ nội dung.
  • Xử lý khéo léo các mâu thuẫn, căng quá cao khiến bầu không khí của cuộc họp quá khó thở.
  • Đảm bảo tuân thủ đúng thời gian đã dự kiến.

Người điều hành cuộc họp cần có các kỹ năng như:

  • Kỹ năng quan sát và trình bày vấn đề
  • Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi
  • Kỹ năng xử lý những căng thẳng, mâu thuẫn tiêu cực trong cuộc họp
  • Khuyến khích người tham dự tham gia đóng góp ý kiến
  • Kỹ năng kết luận vấn đề, tóm tắt và tổng hợp lại nội dung của cuộc họp

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây