Đàm Phán

191

1. Khái niệm đàm phán

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.

Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

2. Những hình thức đàm phán 

Chúng ta có thể chia  hoạt động đàm phán dựa theo những hình thức mà nó thể hiện, bao gồm đàm phán bằng việc gặp mặt trực tiếp, đàm phán thông qua điện thoại, đàm phán qua văn bản. Trong hoạt động kinh doanh thì mỗi một hình thức đàm phán đều được sử dụng để phát huy để cho những doanh nhân biết cách làm sao sử dụng chúng đúng cách, đúng nơi và đúng lúc. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể hơn về những hình thức đàm phán này.

Đàm phán bằng văn bản 

Có những dạng đàm phán thông qua hình thức văn bản mà chúng ta vẫn thường thấy ở trong các hoạt động kinh doanh, phổ biến như là:

– Chào hàng: Hoạt động chào hàng bao gồm chào hàng cố định, chào hàng tự do . Trong đó, chào hàng cố định là người chào hàng sẽ bị ràng buộc còn chào hàng tự do là người chào hàng không hề bị ràng buộc đối với việc chào hàng của chính mình.

– Đổi giá: việc đổi giá sẽ xảy ra khi mà một bên từ chối lời đề nghị của bên còn lại và đồng thời họ chủ động đưa ra một lời đề nghị mới. Khi ấy thì lời đề nghị mới được đưa ra sẽ trở thành một lời chào hàng mới, làm cho việc chào hàng trước đó không còn hiệu lực nữa.

– Chấp nhận: một sự chấp nhận được coi là có hiệu lực khi nó đảm bảo được 4 yếu tố. Bao gồm: Chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện; Chấp nhận khi lời chào hàng vẫn có có hiệu lực; Chấp nhận do người được chào hàng chấp nhận; Cuối cùng là chấp nhận khi được truyền đạt thông tin tới trực tiếp người chào hàng.

– Xác nhận: Xác nhận là một việc mang giá trị khẳng định lại tất cả những điều đã thỏa thuận ở phiên cuối cùng giữa những bên tham gia thỏa thuận để làm tăng thêm sự chắc chắn, phân biệt với những nội dung đã đàm phán ban đầu.

Đàm phán thông qua gặp mặt 

Gặp mặt cũng là một nội dung trong kỹ năng đàm phán. Khi gặp mặt để đàm phán, thương thảo bất cứ vấn  đề kinh doanh nào đó thì bạn cũng cần phải thực hiện một số quy trình và hành động cần thiết và quan trọng này:

– Hoạt động bắt tay. Bắt tay khi chúng ta gặp gỡ ban đầu và lúc chia tay ra về hoặc là khi chúng ta muốn bày tỏ sự chúc mừng đến với đối phương.

– Trao đổi danh thiếp cho nhau. Khi chúng ta trao đổi danh thiếp cho nhau thì cần phải chú ý tới kỹ năng đàm phán nhỏ sau: Nên đưa mặt thiếp có chữ để cho dễ đọc; không nên cầm cả hộp danh thiếp để trao vì như vậy sẽ giống với việc chúng ta đang phân phát vậy, rất không lịch sự; đưa danh thiếp bằng cả hai tay của mình; Đồng thời đưa và giới thiệu về họ tên; trao danh thiếp tới tay tất cả những người đang có mặt tại buổi đàm phán.

Trao thì như vậy, còn nhận thì sao. Việc nhận danh thiếp cũng cần phải lưu ý những điều này: Nhận danh thiếp bằng cả hai tay với một thái độ hết sức trân trọng, không vồ vập, không hờ hững; nhớ tên cùng chức vụ của người trao danh thiếp trước khi cất nó đi; trao lại danh thiếp của mình cho họ, trong trường hợp không có danh thiếp thì hãy trân trọng xin lỗi nhé.

– Lưu ý khi ứng xử với người phụ nữ trong cuộc đàm phán. Đối với người phụ nữ thì bạn nên tỏ ra quan tâm, tôn trọng và săn sóc họ. 

– Gửi lời thăm hỏi đối tác. Nếu bạn muốn gửi lời thăm hỏi đối tác thì bạn nên báo trước. Trong trường hợp muốn tặng hoa cho đối tác, hãy tặng tận tay cho họ. Còn nếu như tặng quà, bạn chỉ nên để chúng ở trên bàn. Đến đúng giờ và ra về đúng lúc như những lời đã hẹn.

– Tiếp chuyện với đối tác trong cuộc đàm phán. Ở trong phòng khách nếu có bố trí loại ghế nệm dài, bạn nhớ nhé, người chủ nhà nên ngồi bên trái và người khách nên ngồi ở bên phải. Tiếp theo sau là những người còn lại sẽ ngồi lần lượt vào các vị trí tiếp theo tùy vào vị trí cấp bậc hay tuổi tác. Khi ngồi tiếp chuyện thì tránh rung đùi, tránh ánh mắt nhìn ngang hay là liếc dọc.

Đàm phán qua điện thoại

Khi đàm phán qua điện thoại bạn nên nhớ người gọi nên tự giới thiệu về bản thân mình trước. Bao gồm mình là ai? Mình ở đâu và lý do gọi điện là gì? Nếu trong vai trò là người nhận cuộc gọi thì hãy thể hiện thái độ sẵn lòng nghe điện thoại. Dù là gọi điện không gặp mặt trực tiếp nhưng chúng ta vẫn cần phải mỉm cười vì mỉm cười sẽ giúp cho bạn định

hình được thái độ tích cực trong cuộc nói chuyện, đàm phán này. 

Trong khi bạn cần phải giữ máy thì tốt nhất là hãy chứng tỏ bản thân vẫn đang chú ý nghe đối phương nói. Nếu như cần phải giữ máy quá lâu thì bạn nên yêu cầu người gọi để xem bạn có thể gọi ngược lại cho họ hay không. Khi nghe điện thoại nhưng bạn vẫn luôn sẵn sàng tinh thần ghi chép những điều quan trọng trong nội dung đàm phán. Nhớ là hãy để cho người gọi chủ động kết thúc cuộc nói chuyện

3. Những lỗi đàm phán thường hay gặp 

Một vài lỗi thường gặp trong cuộc đàm phán có thể khiến bạn thất bại 

+ Bạn bước vào cuộc đàm phán với bộ óc đang thiếu sự minh mẫn 

+ Bạn không biết người đối tác của bạn là ai và ai là người có quyền trong việc đưa ra những quyết định 

+ Bạn hoàn toàn không nắm được những điểm mạnh của chính mình và công ty cho nên không biết tận dụng những

lợi thế đó 

+ Không xác định được mục đích cụ thể khi bước vào cuộc đàm phán 

+ Không đề xuất những quan điểm và những lý lẽ mang tính giá trị 

+ Bạn hoàn toàn không kiểm soát được những yếu tố bạn cho rằng không quan trọng 

+ Không để cho đối tác đưa ra đề nghị trước

+ Bạn đã bỏ qua yếu tố địa điểm, thời gian trong khi chúng giống như một vũ khí đắc lực cho cuộc đàm phán tiến đến

thành công 

+ Bạn dễ dàng từ bỏ cuộc đàm phán khi gặp một chút khó khăn 

+ Bạn không biết lúc nào thích hợp để kết thúc cuộc đàm phán 

4. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là một loại hình vô cùng phức tạp và tốn nhiều tâm huyết của các nhà lãnh đạo. Nghệ thuật này được kết hợp từ nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như: Tâm lý, cảm xúc, độ nhạy cảm, khả năng giao tiếp, khả năng vận dụng linh hoạt, sự sắc bén, kinh nghiệm thương trường và khả năng liều lĩnh. Về cơ bản kỹ năng đàm phán, thuyết phục khách hàng bao gồm các các chiến lược sau đây: 

Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng

Một trong những kỹ năng đàm phán hiệu quả chính là khả năng nắm bắt tâm lý và mục tiêu của đối phương. Sự nhạy bén trong tư duy, suy luận này sẽ giúp các vị lãnh đạo tìm ra được điểm mạnh và điểm yếu của đối phương, từ đó tìm ra mục đích mà đối phương mong muốn. Trong một cuộc đàm phán, đối phương đôi khi có thể và không thể nhượng bộ một số điều khoản. Nếu nắm bắt được suy nghĩ của đối phương, nhà kinh doanh có thể đưa ra các chiến lược và phương án tác chiến phù hợp nhằm giành được thế mạnh. 

Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần tìm hiểu cụ thể thông tin về cung cách làm việc, lĩnh vực đang kinh doanh của đối phương. Ngoài ra trong buổi đàm phán, nhà đầu tư hoặc nhà kinh doanh cần chú ý đến các chi tiết nhỏ nhất.

Lắng nghe quan điểm, quan sát cử chỉ, lời nói và cảm xúc của đối phương để tìm ra được sơ hở. Thay vì dành phần lớn thời gian thể hiện ưu điểm của mình, các nhà đàm phán lành nghề lại ngồi yên lắng nghe và cuối cùng là đi đến thỏa hiện sao cho lợi ích của mình ở mức tốt nhất. Đây chính là năng lực của người sở hữu nghệ thuật đàm phán tốt.

Kiểm soát cảm xúc

Không ai có thể thành công trong bất cứ lĩnh vực nào mà không biết cách kiềm chế cảm xúc của mình. Đây là yếu tố tiên quyết đóng góp vào thành công trong cách thuyết phục khách hàng và đối tác được rất nhiều CEO chia sẻ. Một buổi đàm phán thường diễn ra trong không khí căng thẳng, cả hai bên đều trong tư thế sẵn sàng chiến đấu giành phần hơn về mình. Kẻ chiến thắng cuối cùng không hẳn là kẻ mạnh mà chính là người có thể kiên trì chờ đợi đối phương lộ ra sơ hở. Dù không mấy hài lòng với kết quả đàm phán hay cách đàm phán từ đối phương, bạn cũng không nên tỏ thái độ. Điều này chỉ khiến tình hình trở nên tệ hơn. 

Thương trường không phải chiến trường

Ngày nay, khái niệm “hợp tác-thân thiện-cùng phát triển” ngày càng trở nên phổ biến. Thời buổi các nước các nền kinh tế trên thế giới không ngừng mở cửa, kêu gọi hợp tác, các nhà đàm phán cũng cần hưởng ứng xu thế này. Trong kinh doanh hiện đại thương trường không còn là chiến trường nơi cá lớn nuốt cá bé hay mạnh ai người đấy sống nữa. Không có hợp tác tất cả các doanh nghiệp dù có lớn mạnh đến đâu cũng sẽ bị cô lập.

Ngày nay nghệ thuật đàm phán với khái niệm “win-win” (mọi người cùng thắng) ngày càng trở nên phổ biến. Một cuộc đàm phán không nhất định phải có kẻ thắng-người thua, cả hai bên đều có thể đạt được lợi ích nhất định. Do đó, không nên nhầm lẫn nghệ thuật đàm phán là một cuộc chiến mà nên coi đó là một cuộc trao đổi có thiện chí.

Hãy là “người chèo thuyền”

Các nhà đàm phán cần phải hiểu nếu đã bắt tay với đối phương, thực hiện quan điểm mọi người cùng thắng thì cả hai bên đều phải nỗ lực cho để đạt được mục tiêu cuối cùng. So sánh ẩn dụ bạn và đối phương cùng ngồi trên một con thuyền, nếu bạn không biết cách điều khiển thuyền theo hướng ban đầu thì rất có thể bạn chỉ là người “chạy theo”. Trong cuộc đàm phán các CEO cần làm chủ cuộc trò chuyện, hướng đối phương theo mong muốn và mục tiêu của mình. Và để làm được điều này nhà đàm phán cần có kinh nghiệm, kỹ năng cũng như năng lực nhất định. 

Nghệ thuật đàm phán đóng vai trò then chốt đến sự thành bại của rất nhiều công ty, doanh nghiệp. Là một nhà đàm phán giỏi bạn không chỉ phải học cách giao tiếp, trau dồi các kỹ năng ứng biến mà còn cần có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm sâu rộng. Mong rằng với các kỹ năng đàm phán trên, nhà quản lý công ty, doanh nghiệp sẽ có thêm những chiến lược kinh doanh hiệu quả, gặt hái thành công cho đơn vị mình.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây